K.I.S.S. Digitalisierungsplan

Leitfaden

Digitalisierungen bringen nur dann einen Nutzen und Vorteile, wenn das Zusammenspiel einzelner Abläufe im Unternehmen mit der Digitalisierung besser, einfacher oder überhaupt funktioniert.

 

Kleine KMU sowie der Solo-Selbständige mit dem Mini-Online-Shop tendieren zum „change on demand“.

 

Das bedeutet, dass die im Bedarfsfall ausgewählte Software im Umkehrschluss exakt und genau dieses eine einzige Thema löst, welches das Unternehmen aktuell bewegt.

 

Es fehlt in weiten Strecken die fundierte Betrachtung über den Tellerrand. Daher findet man in kleinen KMU oftmals ein Flickenwerk verschiedener Software-Lösungen bzw. Ansätze, die zwar exakt ein Thema gelöst und gleichzeitig mehr Arbeit verursacht haben.

 

Die Motivation das Zusammenspiel aller Arbeitsschritte im Unternehmen zu kennen, zu verstehen geht damit sukzessive verloren.

 

Dass vieles bereits erfunden wurde gerät zunehmend in den Hintergrund, da offensichtlich immer noch in unverständlicher IT- oder Betriebswirtschaft- oder Controlling-Sprache das Kind mit dem Bade ausgeschüttet wird.

 

Es geht – trotzt widriger Umstände – doch recht einfach, wenn der KISS Digitalisierungsplan das Wesentliche vom Unwesentlichen trennt.

Autor: Stefan Krüger ©/ Datum: München, den 01.12.2020 / Kategorie: 
Unternehmensberatung, Digitalisierung, K.I.S.S. Digitalsierungsplan KMU, Diensteilstung, Handel, Handwerk, Vorgehen, Ablauf, Anforderung, Inhalt, Relevanz, Grundlage, Konzept, Strategie

1. KISS Digitalisierungsplan

 

Der KISS Digitalisierungsplan vereint Bekanntes mit Unbekanntem. KISS kennen wir aus vielen Bereichen in Sachen Erläuterung, Erklärung und Verständnis.

 

K.I.S.S. bedeutet „keep it simple and stupid”. Mit dem Streben eine möglichst einfache Lösung zu bekommen, werden Fach-Kauderwelsch sowie zu viele Annahmen und theoretische Gedankengänge ad acta gelegt.

 

Der Fokus liegt auf Funktion und problemlösendes Leistungspaket.

Mit dem Ziel es so einfach wie möglich zu machen bzw. alles so verständlich und vor allem  ohne Studium des Fachgebietes des Herstellers oder der Informatik bewältigen zu können, werden Digitalisierungen überschaubar.

 

Überschaubar trifft überwiegend auf die Anbieter von Softwarelösungen zu, denn wenn KISS angewendet wird, grenzt es die Zahl der Anbieter dramatisch ein.

2. Anwendung KISS bei Digitalisierungsvorhaben

 

Um zu einem Digitalisierungsplan und schlussendlich einer Digitalisierungsmaßnahme zu kommen braucht es zuerst ein Digitalisierungsvorhaben. (Digital Beratung)

 

Ausgehend hiervon kommt es auf das Unternehmen selbst an.

 

  1. Was ist bereits vorhanden,
  2. was wurde schon auf den Weg gebracht und
  3. wo steht das Unternehmen digital?

 

An dieser Stelle sind die uns bekannte Standard-Antwort „brauchen wir nicht“, „ich bin ja nur eine Person“, „ich bin gerade am Anfang mit meinem Shop“, „viel zu viel“, „das macht doch unser Steuerberater“, „das Bisschen mache ich von Hand“, „das mache ich später“, „davon habe ich keine Ahnung“, „warum brauche ich das überhaupt“, uvm.

 

Alle Gedanken hierzu sind legitim, doch KISS hilft über diese ausbremsenden Argumente hinweg zu kommen und nimmt diese auch vorweg und zeigt auf in welchem Bereich sich das Arbeiten verbessern soll, die jetzigen Abläufe leichter gehen und/oder weniger Rückfragen bzw. Irritationen entstehen können sollten.

 

Kompakte und leichtgängige All-in-one-Softwarelösungen für das kleine und große Unternehmen bieten genau das an, was notwendig ist.

3. Vorgehen im KISS Digitalisierungsplan

 

Um eine All-in-one-Softwarelösung zu finden, braucht es den Überblick über den eigenen Bedarf. Nur so kann auch gezielt beim Hersteller das Gesuchte gefunden werden.

 

Ob Sie nun einen einzigen Artikel oder Dienstleistung haben oder meinen zu klein zu sein oder Ihr Geschäft haupt-/ bzw. nebenberuflich aus der Garage/Keller/Wohnzimmer ausführen, spielt keine Rolle.

 

Sie haben einen Geschäftsbetrieb und der darf gerne auch leicht zu handhaben sein. Von A – Z, von Akquise bis zum erfüllten Zweck!

 

Tätigkeiten – betriebliche Erledigung – Einnahmen & Ausgaben – Auswertungen – Abgaben & Gebühren - Gewinn nach Steuern.

4. Anforderungen für einen KISS Digitalisierungsplan

 

Keep it simple and stupid!

 

Als Unternehmen – ob Einzelunternehmer / Solo-Selbständiger / GmbH / UG / GbR / Partmbb / Genossenschaft – haben Sie folgendes Unternehmensgerüst:

  1. Produkt o. Dienstleistung
  2. Verwaltung
  3. Entwicklung

Nicht jedes Unternehmen beginnt mit einer online-fähigen Leistung. Daher ist für viele der Ansatz von Beginn an die Digitalisierung als Grundaufgabe eines Unternehmers zu sehen zweitrangig.

 

Erst im Laufe der aufgenommenen Tätigkeit stellen viele Unternehmer fest, dass sie nach der Arbeit immer noch an der Arbeit sitzen.

Angebote wollen geschrieben werden, ebenso die Rechnungen, die Zahlungseingänge sollten auch im Blick sein sowie die fälligen Rechnungen.

 

Zwischenzeitlich hat man sich doch eine Homepage gegönnt und denkt über Online-Verkaufen nach, bzw. wie schön es doch wäre, wenn die Kunden bereits online den Auftrag geben und bezahlen könnten oder würden.

5. KISS macht die Lücke in der betrieblichen Digitalisierung sichtbar

 

Unter betrieblicher Digitalisierung werden bei ca. 80% der KMU-Unternehmen die Software für die Buchhaltung verstanden sowie das Verkaufen über einen Online-Shop (Produkte oder Leistungen).

 

Dass hier nur zwei wichtige Rand-Akteure bekannt sind, macht die Digitalisierung für kleine KMU so schwierig, denn der wichtigste Hauptakteur „der Geschäftsbetrieb“ ist unsichtbar.

 

Wenn man hier von Medienbrüchen spricht wird die Tragweite unter Umständen verständlicher.

 

Der Online-Shop oder Web-Shop ist heutzutage immens wichtig geworden, doch sollte der Prozess der Lieferung & Leistung nebst den notwendigen Dokumenten wie

 

1. POS (Point of Sale): Web-Shop / Online Shop / Telefon / Mail / Fax / Ladenverkauf

 

2. Innerbetrieblicher Prozess Lieferung & Leistung:

  • Auftrags- o. Bestellbestätigung,
  • Zahlungsablauf,
  • Rechnungserstellung & Versand,
  • Erbringen der Leistung o. Lieferung,
  • m/o. Reklamation

3. Buchhaltung/Abgaben:

  • Rechte  & Pflichten der (doppelten) Buchführung,
  • Abgabenermittlung sowie Meldung (mtl. USt-Meldung, etc.),
  • Jahresabschluss/Bilanz/EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung),

durchgängig digitalisiert sein.

 

4. Controlling/Unternehmensplanung:

  • Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (auf Basis betriebswirtschaftlicher Auswertungen, hier BWA, GuV, Kennzahlen, usw.)
  • Nachvollziehbare Ergebnisse (monetär)
  • Wirtschaftlicher Erfolg (Produkt/Leistung/Mitarbeiter): Kostenträger, Kostenstellenauswertung
  • Wirtschaftliche Zukunft: auf Basis betrieblicher Zahlen und Zielvorgaben
  • Wert des Unternehmens 
Mehr zum Thema: Methodisches Controlling

Die Medienbrüche entstehen daher immer bei der Ausführung von Tätigkeiten im Ablauf.

 

In der Auswirkung erfolgt die Bestellung vielleicht online (oder auch per Fax/Mail) und muss manuell auf einem Block oder in der EDV erfasst werden. Jeder weitere Schritt wie Auftragsbestätigung oder Rechnung wird teilweise über WORD erstellt und im besten Fall als pdf an den Kunden gemailt.

 

Der Arbeitsaufwand zur Überwindung von Medienbrüchen ist immens und kostet neben der Zeit sehr viel Geld.

6. Orientierungsberatung Digitalisierung 


Beratungsinhalt mit einem Umfang von12 Stunden verteilt auf 4 Terminen:

 

 

Beratungsbestandteil(e):

  • Protokoll zum jeweiligen Termin mit Handlungsempfehlung(en)
  • Hands-on Betrachtung mit Verbesserungs- u/o. Vereinfachungsszenarien
  • Gesamtbetrachtung zur aktuellen Unternehmenskonzeption mit Einzelmaßnahmen zur Verbesserung (Abschlussbericht)


Wer kann geförderter werden: BAFA Beratung für Bestandsunternehmen, Jungunternehmen sowie Unternehmen in Schwierigkeiten

Kontakt: 089 / 23 75 44 36 oder per Mail info@effizax.de oder über das Termintool


Erstgespräch kostenfrei!

 

Ist das Unternehmen ein sogenannter „kleiner KMU Betrieb“, muss die Analyse des Digitalisierungsgrades kurz und kompakt erfolgen.

 

Digitalisierung mit Struktur

 

Schrittweise von der Orientierung zur Optimierung

 

✔️ Information zu den aktuellen Arbeitsabläufen im Unternehmen
✔️ Stand der digitalen Infrastruktur
✔️ Klärung des Notwendigen
✔️ Mögliche Kosten für eine Teil- oder Gesamtanpassung
✔️ Was eine Digitalisierung in welchem Teil- oder Gesamtprozess bringt  

 

Packen Sie´s an!

Ihr Effizax-Team

 

Festnetz: +49 89 23 75 44 36

 

Erstgespräch kostenfrei!

Geben Sie uns Bescheid, wenn wir Sie unterstützen können.
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