Top 10 Fallstricke in der Teilbereich Digitalisierung 

Autor: Stefan Krüger / Datum: München, den 14.05.2020 / Kategorie: 
Unternehmensberatung, Digitalisierung, Computerisiert, Corona Krise, Teilbereich Digitalisierung, e-Business-Software, betriebliche Abläufe

1. Mit Digitalisierung aus der Corona-Krise in die nächste Falle?

 

Spätestens mit dem Lock down aufgrund der Corona-Krise und der wirtschaftlichen Schieflage in Unternehmen wird quelloffen suggeriert, dass die Wurzel des Übels die fehlende Digitalisierung ist.

 

Unter der Rubrik "Hilfe für Unternehmen in Schwierigkeiten" wird schnell klar, dass die Kenntnis über die finanzielle Situation eher mangelhaft ist und als Verursacher des Verursachers genannt werden kann. 

 

Das betrifft nicht den Kontostand des Unternehmens, sondern den betriebswirtschaftlichen Blick auf die Zahlen. Eine gewisse Unkenntnis zur Gesamtkostenstruktur im Unternehmen sind hier obligatorisch.

 

Diese Unkenntnis trifft im Übrigen auch Unternehmen, die regelmäßig oder unregelmäßig eine BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung) vom Steuerberater erhalten. 

 

Schnell soll man nun mit Digitalisierung mit nur wenigen Clicks up-to-date sein.

 

Up-to-date von was? Und was heißt eigentlich Digitalisierung?

 

Mit schnell-schnell ist Niemandem geholfen und bei näherer Betrachtung ist ein eben schnell digitalisierter Teilbereich dann doch wiederum nichts Gescheites.

2. Irrtum der Teilbereich Digitalisierung

 

Im überwiegenden Fall denken viele, dass, wenn zum Beispiel der Steuerberater Datev online vorschlägt eine Digitalisierung vorliegt.

 

Das ist richtig, jedoch liegt die Tücke hier im Detail. Denn es ist keine Betriebssoftware, sondern eine Steuersoftware. Natürlich mit ungeahnten Möglichkeiten, doch letztendlich bildet diese Software nur den steuerlichen Aspekt ab. (Teilbereich Digitalisierung)

 

Also alles NACH dem unternehmerischen Ablauf durch Belegerstellung bis zum Finanzamt.

 

Im besten Fall kann diese Steuersoftware, sofern man den Zugang und die Kenntnisse der Handhabung beherrscht betriebswirtschaftliche Auswertungen liefern. Nüchtern betrachtet, ist die diese Teilbereich Digitalisierung eine Vereinfachung für die steuerliche Abbildung.

 

Immer noch besser als der Schuhkarton, resp. der Leitz-Pendelordner mit allen Belegen des Unternehmens (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassenbelege und Kontoauszüge) in Papierform.

3. Fokus auf Digitalisierung der betrieblichen Abläufe

 

Hier und genau hier entstehen der betriebliche Mehrwert und der Nutzen von Digitalisierungen.

 

Wer nun die Digitalisierung anstrebt, muss zuerst nach Innen ins Unternehmen blicken und auf Basis der Methoden zu Reengineering das betriebliche Geschehen erkennen:

 

  • Was stellt das Unternehmen her?
  • Wie sind die Arbeitsschritte in der Auftragserledigung?
  • Wer macht was und warum?
  • Wie ist der technische Stand im Unternehmen?

 

Sowohl mit Blick auf Hardware, Internetzugang als auch die im Betrieb arbeitenden Menschen!

 

  • Wieviel Zeit und Geld kann eingesetzt werden?

4. Negative Erfahrungen aus alten Digitalisierungen

 

Mit diesem gewonnen Wissen aus der betrieblichen Ablaufanalyse, ist es erst möglich eine Orientierung zu geben.

 

Was nützt die beste Steuersoftware, wenn im Betrieb immer noch vieles analog erledigt wird. Analog bedeutet hier, dass die Firmen durchweg computerisiert sind und durchaus mit dem Computer umgehen können. Oftmals liegt auch eine Betriebliche Software vor, die vor Jahren unter vielen Mühen ins Laufen gebracht wurde.

 

An dieses „ins Laufen gebracht“ erinnern sich viele Unternehmen schmerzvoll, denn es kostete mehr Geld und es lief viel zäher ab als erwartet. Meistens läuft es nach 10 Betriebsjahren immer noch nicht rund, weil kein Mitarbeiter oder auch die externe Firma nicht in der Lage waren, die unverständlichen Anforderungen umzusetzen.

 

Im Ergebnis erhielten die Firmen zu große und unpraktische betriebliche Softwarekonzepte, die nachhaltig die Bereitschaft des gesamten Teams und auch die des Chefs zur Verbesserung der Abläufe zum Erliegen gebracht haben. 

5. Durchgängigkeit als Ziel der e-Business-Software

 

In erster Linie sollte jede Software dem Unternehmen in der jeweiligen Ausprägung (was kann a, b c) helfen die Abläufe im gesamten Unternehmen durchgängig zu gestalten.

 

Natürlich gibt es verschiedene Softwareanbieter die sich auf die jeweiligen Bereiche spezialisiert haben. Wie zum Beispiel für den Vertrieb, bei dem vom ersten Kundenanruf mit Terminen für den Außendienst, das Angebot und der Vertrag abgebildet werden können. Das ist super, wenn man diesen Teilbereich auf Vordermann bringen möchte.

 

Allerdings ist die Teilbereich Digitalisierung meilenweit von unternehmensübergreifenden Digitalisierungen entfernt.

 

Manchmal muss man Systeme kombinieren, weil DER Anbieter für alles unbezahlbar ist und bei Recherche dann doch nicht alles so liefern konnte, wie es der Werbeprospekt versprach.

 

Und im überwiegenden Fall kommt man dann schnell wieder auf „zu groß“, „zu überdimensional für das Unternehmen“ zurück.

 

Einfach ausgedrückt: Die e-Business-Lösung passt nicht zum Unternehmen.

6. Orientierung vor der Digitalisierung

 

Bevor ein Vorhaben dieser Art auf den Weg gebracht wird, gilt es herauszufinden, was nötig ist. Ähnlich dem Prinzip, „was war zuerst da: „Huhn oder Ei?“,  muss ein echter Blick ins Unternehmen erfolgen. 

 

Zielgerichtet sollten alle Bereiche des Unternehmens systematisch durchgegangen werden.

 

Dass hier signifikante Unterschiede zwischen den KMU (Kleinbetriebe ab einer Person bis durchschnittlich 40 Mitarbeiter) und den großen Unternehmen besteht, leuchtet nur dem Digital Berater ein.

Zumindest demjenigen, der/die/d Erfahrung mit kleinen Unternehmen des Mittelstands hat.

 

Ein Digital Berater hat drei Begriffe im Kopf, was die Lösung für das Unternehmen betrifft:

 

Die Digitalisierung soll effizient,

die Anwendung soll leicht und

das Handhabungsergebnis soll kostensenkend sein.

 

Ist das Unternehmen ein sogenannter „kleiner KMU Betrieb“, muss die Analyse des Digitalisierungsgrades kurz und kompakt erfolgen.

 

Auch und gerade, wenn das „kleine KMU“ über Retouren Management, Versandmanagement, Logistik, Lagerhaltung, elektronische Zahlungsverfahren, Auftragsbearbeitung, Produktmanagement, Rechnungsstellung, Finanzbuchhaltung, Vertragsmanagement, Lieferscheine, Controlling, Unternehmensplanung, uvm. verfügt oder zukünftig verfügen möchte. 

7. Mehrwert einer Digitalisierung 

 

Vereinfachungen und Erleichterung durch Digitalisierung ermöglichen eine Zeitersparnis zw. 10-80%, wenn es auf das Unternehmen ausgerichtet ist und passgenau zugeschnitten wird.

 

Unternehmen, die als computerisiert gelten (weitgehendes Arbeiten mit einem EDV-System) können mit entsprechender Anpassung ihren Umsatz zwischen 13% bis 43% steigern.  Sei es durch den schnelleren Ablauf, die Fehlervermeidung, ein besseres Versand- bzw. Retouren Management oder etwas anderes.

 

Die versteckten Ressourcen befinden sich u.a. auch im Verwaltungs-Management der Unternehmen. Zeitliche Einsparungen von bis zu 80% können eine Verbesserung des Rohertrages von 38% ergeben. 

8. Welche Digitalisierung ist sinnvoll?

 

Gut beraten ist nun der Unternehmer, der trotz der angeblich gebotenen Eile klug und umsichtig beginnt. Das Hinterfragen, ob es dieses/jenes wirklich braucht, braucht sich das Unternehmen nicht zu stellen, denn dafür sind zu wenige Kenntnisse vorhanden, was die Welt schon erfunden hat.

 

Kraft der eigenen Kenntnisse, wird oftmals nur das Gewohnte wieder und wieder durchgekaut.

 

Vielmehr sollte der Blick auf „was geht denn heute eigentlich so alles“ und einer gesunden Arbeitsvermeidungsstrategie gelegt werden.

 

Gerade mit einer Arbeitsvermeidungsstrategie wird sehr oft erkannt, dass Handgriffe zwei- oder dreimal erfolgen, dass dann doch xyz ausgedruckt wird, dass Frau Müller aus der Buchhaltung immer noch alles für den Steuerberater im Papier-Pendelordner zusammenstellt, usw.

 

Keep it simple! 

9. Schnittstellen

 

Wie schon erwähnt, macht es wenig Sinn eine Buchhaltungssoftware einzuführen, wenn dann doch wieder alles in Papierform oder als reines pdf Upload mit schön vielen Medienbrüchen und Fehlerquellen das Unternehmen da belässt, wo es schon immer stand: 

 

VOR der Digitalisierung!

 

Jede einzuführende e-Business-Softwarelösung muss mit anderen Systemen über eine Schnittstelle kommunizieren können.  Das gilt auch, wenn aufgrund der Betriebsbesonderheit wirklich Teilbereiche von verschiedenen Softwarelösungen übernommen werden.

 

Eine Schnittstelle programmieren zu lassen kann zwischen 2.000 Euro bis 1,9 Mio. Euro kosten. Hier darf dann genau betrachtet werden, ob es DIESE Software wirklich braucht.

Oftmals sind angebliche Schnittstellen zu xyz eher unausgegoren und ein möglicher anderer Anbieter hat eine e-Business-Software.

 

Mit Blick in die Verwendung bietet dieser andere Anbieter evtl. eine e-Business-Software für eine andere Branche mit einer kompakten Lösung an, die jedoch genau das Gewünschte abdecken könnte.

 

Bei näherer Betrachtung kann diese Software dann auch für das eigene Unternehmen adaptiert werden.

 

Think easy! 

10. Stolperfalle Zeit

 

Die Zeit ist eine Stolperfalle, denn entweder suggeriert jemand Dritter, dass Eile geboten ist oder das Unternehmen möchte nun endlich nach 10 Jahren plus/minus x Jahren vorwärts oder besser zum Ende kommen.

 

Mit dem Ziel im Blick kann eine Digitalisierung zw. 6 und 12 Monaten dauern.

 

Hier darf man gerne realistisch bleiben. Im Idealfall wird schon während der Beratung begonnen mit den neuen Systemen zu arbeiten.

 

Manchmal braucht es noch ein Feintuning.

 

Doch egal, was digitalisiert wird, der zeitliche Anspruch an Datenschutz und gesicherten Systemen muss ebenso erfolgen!

Leitfaden: Digitalisierung mit Struktur

 

Schrittweise von der Orientierung zur Optimierung

✔️ Information zu den aktuellen Arbeitsabläufen im Unternehmen
✔️ Stand der digitalen Infrastruktur
✔️ Klärung des Notwendigen
✔️ Mögliche Kosten für eine Teil- oder Gesamtanpassung
✔️ Was eine Digitalisierung in welchem Teil- oder Gesamtprozess bringt ➡️ in Zeit und in €uro

 

Mit einer klaren und auf das Unternehmen ausgerichteten Vorgehensstruktur können mögliche Digitalisierungsfehler vermieden werden.

 

Packen Sie´s an!

 

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